Diakonische Altenzentren Bielefeld gGmbH

Eine IT, die rund um die Uhr mitdenkt

IT-Healthcare IT-Infrastruktur Telekommunikation Cloud & Managed Services IT-Security KI-Lösungen

Ausgangslage Verantwortung kennt keine Pause

In der Pflege gibt es keine ruhige Minute. Rund um die Uhr, an sieben Tagen die Woche, sind die Diakonischen Altenzentren Bielefeld für ältere Menschen in der Region da – mit stationärer Pflege, Tagespflege und weiteren Angeboten an den Standorten Jöllenbeck, Schildesche, Heepen und Ubbedissen. Rund 500 Mitarbeitende tragen diese Verantwortung jeden Tag. Und weil die Menschen jederzeit versorgt werden, muss auch die Technik dahinter jederzeit funktionieren.

Pflegedokumentation, Abrechnung, Finanzbuchhaltung, E-Mail, Telefonie, Alarmmeldungen – all das ist kein IT-Beiwerk, sondern Teil der täglichen Versorgung. Fällt hier etwas aus, spüren es am Ende die Menschen, die betreut werden. Da der Träger über keine eigene operative IT-Abteilung verfügt, suchte die Geschäftsführung mehr als nur neue Technik. Gesucht war ein Partner, der die IT ganzheitlich denkt und Verantwortung mitträgt.

Dass ho.Systeme schon Teile der Infrastruktur betreute, half in einem entscheidenden Moment: Als die bisherige Rechenzentrumsumgebung in Bielefeld aufgelöst werden sollte, stand eine strategische Grundsatzfrage im Raum – zurück in den lokalen Betrieb oder mutig in eine flexible Cloud? Für die Verantwortlichen war schnell klar, worauf es ankommt: Datenschutz, regionale Nähe und Daten, die in Deutschland bleiben. Es ging ihnen dabei nicht um eine schnelle Übergangslösung, sondern darum, die Einrichtungen langfristig und zukunftssicher aufzustellen.

Herausforderungen Das richtige Timing für Veränderung

Viele Organisationen schieben ein neues Aufsetzen der gesamten IT-Infrastruktur auf. Hier war es umgekehrt. Die Führung erkannte, dass die vorhandene Umgebung das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hatte, und handelte, bevor daraus ein Risiko wurde. Mit Exchange 2010, Windows Server 2008 und älteren Clients liefen Systeme, für die es teils keine Sicherheitsupdates und keinen Herstellersupport mehr gab. Kein Modernisierungsstau also, sondern eine bewusste Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt.

Der Druck kam ohnehin von mehreren Seiten. Die Fachanwendungen für Pflegedokumentation, Finanzbuchhaltung und Abrechnung verlangten nach aktuellen Betriebssystemen und mehr Leistung. Und wenn sich morgens viele Mitarbeitende gleichzeitig anmeldeten, geriet die alte Struktur spürbar ins Stocken – langsame Logins, immer wieder Supportbedarf.

Zur Zukunftssicherheit gehört für die Verantwortlichen mehr als aktuelle Technik: nämlich ein Schutzniveau, das der Verantwortung gegenüber den betreuten Menschen gerecht wird. Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragter dachten Sicherheit deshalb von Anfang an mit – technisch ebenso wie im täglichen Umgang der Mitarbeitenden mit E-Mails und Phishing. Nicht als Reaktion auf einen Vorfall, sondern als bewusster Anspruch an die neue IT.

Die größte Herausforderung blieb dabei der laufende Betrieb. Eine Pflegeeinrichtung kann ihre IT nicht einfach für ein Wochenende abschalten, denn die Dokumentation wird rund um die Uhr gebraucht. Die Modernisierung musste also gelingen, während der Alltag ungestört weiterlief – planvoll, in klaren Abschnitten und mit möglichst wenig Berührung für die Teams.

Herangehensweise & Lösung Schritt für Schritt in eine leistungsfähige Cloud

Gemeinsam entwickelten die Verantwortlichen und ho.Systeme ein Gesamtkonzept für den Umzug in die ho.Cloud. Statt eines riskanten Big Bangs ging es kontrolliert voran: Zuerst bereiteten wir die nötige Infrastruktur im Bielefelder Rechenzentrum vor, danach folgten Migration, Datenübernahme und Inbetriebnahme Schritt für Schritt. Erst wenn ein neues System sauber lief, ging das alte vom Netz. Was den Betrieb hätte stören können, erledigten wir bewusst nachts. So merkten die Teams im Alltag kaum etwas von einem der größten IT-Umbrüche in der Geschichte des Trägers.

1. Redundante Serverinfrastruktur

Im Rechenzentrum entstand ein Verbund aus Applikations-, Datei-, Datenbank-, Domänen- und Terminalservern. Statt auf einen einzelnen Terminalserver setzt die neue Umgebung auf eine Terminalserverfarm, bei der ein Load Balancer die Anmeldungen automatisch verteilt. Die morgendlichen Login-Staus gehören damit der Vergangenheit an – bei zugleich höherer Verfügbarkeit.

2. Flexible Cloud-Ressourcen

Braucht eine Anwendung mehr Arbeitsspeicher oder Speicherplatz, passen wir die Ressourcen einfach in der Cloud an, ohne neue Hardware vor Ort installieren zu müssen. Auch zusätzliche Anwendungen lassen sich so leichter integrieren. Abgerechnet wird transparent auf monatlicher Basis, während große, wiederkehrende Investitionen in eigene Serverhardware entfallen.

3. Moderne Arbeitsplätze, zentrale Anwendungen

Ältere Endgeräte wichen Schritt für Schritt der HOMSP Zero-Client-Lösung. Die kompakten Geräte verbinden sich mit der zentralen Serverumgebung, während Anwendungen und Daten sicher im Rechenzentrum bleiben. Parallel dazu hoben wir die Abrechnungs- und Dokumentationssysteme auf aktuelle Grundlagen und überführten die Exchange-Postfächer in die Cloud von ho.Systeme.

4. IT-Security ganzheitlich gedacht

Weil die Führung das Thema früh ernst nahm, konnten wir tiefer ansetzen als üblich. Unser Security-Team führte einen Penetrationstest durch, dokumentierte mögliche Angriffswege und schloss die Lücken gemeinsam mit dem Kunden. Dazu kamen E-Mail-Verschlüsselung und -Signierung, SSL-Zertifikate für externe Zugänge, Sophos Endpoint sowie eine gehärtete Firewall-Umgebung. Und weil die beste Technik nur so stark ist wie das Team dahinter, sensibilisierten Awareness-Schulungen die Mitarbeitenden für Phishing und weitere digitale Bedrohungen.

5. Zukunft im Blick — KI-Lösungen und befähigte Teams

Die Modernisierung war für die Geschäftsführung kein Endpunkt, sondern ein Anfang. Weil sie den wachsenden Bedarf früh erkannte, geht der Träger den nächsten Schritt bereits mit: Über KI-Lösungen und gezielte Schulungen erschließen die Diakonischen Altenzentren Bielefeld neue Möglichkeiten für ihren Arbeitsalltag. Der Anspruch dahinter ist klar – nicht nur Technik einzuführen, sondern die Mitarbeitenden zu befähigen, sicher und souverän damit umzugehen. So bleibt die Organisation auch für kommende Anforderungen handlungsfähig.

6. Vernetzung, Telefonie und Support aus einer Hand

Über Server und Security hinaus betreut ho.Systeme weite Teile der IT – vom Campus-WLAN über Telefonanlagen und Alarmmeldesysteme bis hin zu Monitoring, Wartung, Helpdesk sowie Remote- und Vor-Ort-Service. Tauchen an den Schnittstellen zu Fachanbietern Fragen auf, übernimmt ho.Systeme bei Bedarf auch die Abstimmung mit den Herstellern. So gibt es einen festen Ansprechpartner, statt Anliegen zwischen mehreren Dienstleistern koordinieren zu müssen.

Eingesetzte Leistungen

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Wartung & ausgelagerte IT‑Services

IT‑Support: Helpdesk, Remote‑ und Vor‑Ort‑Service

Werkstatt & Reparatur (Clients, Access Points, Telefone)

Ergebnis Aus gewachsen wird zukunftssicher.

Heute stehen die Diakonischen Altenzentren Bielefeld auf einer IT-Basis, die nicht mehr bremst, sondern trägt. Aktuelle, unterstützte Betriebssysteme schaffen die Grundlage für den sicheren Betrieb der Fachanwendungen, und die Terminalserverfarm verteilt gleichzeitige Zugriffe auf mehrere Systeme – für mehr Verfügbarkeit und ein spürbar flüssigeres Arbeiten.

Die Wirkung zeigt sich im Alltag. Nach der Umstellung ging die Zahl der Supporttickets aus der früheren Struktur deutlich zurück. Die Infrastruktur ist beweglicher geworden, weil sich neue Anwendungen, Updates oder zusätzlicher Ressourcenbedarf umsetzen lassen, ohne jedes Mal Hardware am Standort zu tauschen. Und durch den Verzicht auf zusätzliche Citrix-Lizenzen konnten die Kosten weiter gesenkt werden.

Am meisten zählt jedoch, was am Ende ankommt. Für die Mitarbeitenden bedeutet die neue IT weniger technische Hürden, schnellere Abläufe und aktuelle Funktionen in den Pflege- und Dokumentationslösungen. Die Geschäftsführung profitiert von einer klar geregelten Betreuung mit festen Ansprechpartnern und planbaren Leistungen – und von einem Partner, der Infrastruktur, IT-Security, Telekommunikation und Support unter einem Dach zusammenführt. Dass die komplette Infrastruktur seit fünf Jahren in unserem Cloud-Rechenzentrum in Bielefeld läuft und die Diakonischen Altenzentren Bielefeld bis heute in unserer Betreuung sind, zeigt: Aus einem Projekt ist eine verlässliche Partnerschaft geworden.

Diese Geschichte ist letztlich keine über Server und Software. Sie handelt von einer Organisation, die zur richtigen Zeit den Mut hatte, sich neu aufzustellen, und von einer Führung, die Digitalisierung und Sicherheit ernst nimmt – nicht als Selbstzweck, sondern für die Menschen, die hier betreut werden. Wer heute in moderne IT, KI und befähigte Teams investiert, denkt schon an morgen. Aus einer gewachsenen IT wurde ein Fundament, das mitdenkt. Damit die Energie dort ankommt, wo sie hingehört: bei den Menschen.

Team IT-Healthcare Das Team, das ho.Care möglich macht

Hinter dieser Modernisierung steht kein anonymer Dienstleister, sondern ein festes Gesicht: unser ho.Care-Team. Als Spezialisten für IT im Pflege- und Sozialbereich kennen wir die Abläufe in Einrichtungen wie den Diakonischen Altenzentren Bielefeld – und wissen, dass Technik hier nie Selbstzweck ist, sondern den Menschen dient.

Das Besondere an ho.Care ist der Grundsatz „alles aus einer Hand". Ob Infrastruktur, Telekommunikation, IT-Security oder laufende Betreuung – bei uns laufen alle Fäden zusammen, sodass Sie einen festen Ansprechpartner statt vieler Einzeldienstleister haben. Die komplette Infrastruktur läuft in unserem Cloud-Rechenzentrum in Bielefeld. Regional verankert in Bielefeld & OWL, in Deutschland gehostet und mit einem Team, das anpackt.

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