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Die wichtigsten Vorteile einer Dokumenten-Management Lösung

Der Einsatz eines digitalen Dokumenten-Management-Systems (DMS) kann sich für Ihr Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht bezahlt machen. Bei der heutigen Flut von Informationen und Daten in Unternehmen kann ein DMS die Weichen für eine gesteigerte Effizienz stellen. Mit den Erwartungen einer verbesserten Arbeitseffizienz und kostenschonenden Prozessen ist ein DMS-Projekt ein Paradebeispiel der Digitalisierung.

In diesem Beitrag möchten wir konkrete Beispiele nennen, warum die Einführung eines DMS sich für Sie lohnt.

Digitale Workflows

Oft als digitales Archiv verkannt, liegt der größte Vorteil eines DMS in der Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Wichtige Aufgaben können mit einem digitalen Prozess vereinfacht und die wiederkehrenden Aufgaben vielleicht sogar automatisiert werden. Mit den frei gewordenen Ressourcen können sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen.

Standortunabhängig verfügbar

Papierbasierte Prozesse haben den Nachteil, dass sie ortsgebunden sind. Die benötigten Unterlagen stehen an nur einem Ort zur Verfügung und die Personen, die mit diesen Unterlagen arbeiten wollen, müssen am gleichen Ort sein. Bei einer parallelen Bearbeitung muss das Dokument doppelt vorliegen, was die Druckkosten und den Verwaltungsaufwand nach oben treibt. Mit einem DMS kann standortübergreifend parallel an den gleichen Dokumenten gearbeitet werden.

Datensicherheit im Compliance

Durch fest definierte Arbeitsabläufe für verschiedene Dokumententypen können mit einem DMS die Anforderungen an die Datensicherheit und die Compliance-Richtlinien einfach erfüllt werden. Mit einem feinen Rechte- und Sicherheitssystem können selbst bei sensiblen Daten die Vorgaben ohne einen nennenswerten Mehraufwand eingehalten werden.

Digitales Dokumentenarchiv nach GoBD

Die Regeln der GoBD zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten bestimmen unter anderem, dass Unternehmen jeglicher Größe ihre elektronisch eingegangenen Rechnungen nicht mehr in Papierform archivieren dürfen. Die digitalen Rechnungen, die per E-Mail das Unternehmen erreichen, können mit in das DMS aufgenommen werden und stehen dort in einem elektronischen Archiv zur Verfügung.

Automation von Prozessen

Ein großer Teil im Umgang mit Dokumenten kann mit einem DMS automatisiert werden: Eingangsrechnungen werden am Absender erkannt und automatisch in die entsprechenden Workflows geleitet. Über weitere logische Abfragen können einfach Folgeaufgaben definiert werden: eine erweiterte Prüfung ab einer definierten Rechnungshöhe, Vertretungsregeln, Erinnerungen oder parallele Workflows.

In welchen Bereichen kann besonders gut mit der Einführung eines DMS begonnen werden?

Finanz- und Rechnungswesen

  • Schnelle und einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen
  • Einzigartige Workflows für den Freigabeprozess
  • Reduzierung des Bearbeitungsaufwands bei Rechnungen und Eliminierung manueller Dateneingabe

Vertrieb

  • Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Informationen unter Teammitgliedern
  • Eingehende und ausgehende Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren

Personalwesen

  • Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wird optimiert, indem automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails versendet werden.
  • Zentrales Archiv der Mitarbeiterunterlagen
Fazit

Es gibt noch so viele weitere Szenarien für ein DMS, mit denen Sie Ihr Unternehmen nach vorne bringen können. Die Möglichkeiten, die DMS bietet, sind sehr umfassend und die Einführung sollte gut geplant werden, um nicht zuletzt die Akzeptanz der Kolleginnen und Kollegen zu gewährleisten. Lassen Sie sich dabei von Ihrem professionellen Systemhaus beraten.

Bild des Benutzers Elby Martin

Ich schreibe hier regelmäßig über Neuigkeiten und technische Entwicklungen. Darüber hinaus betreue ich auch den Twitter-Account @hosysteme. Als der Ansprechpartner für Marketing und Webseiten beantworte ich gerne auch Ihre Fragen. Folgen Sie mit bei Twitter @elbym oder erreichen Sie mich telefonisch im Büro.