Die Kommunikation nicht abbrechen lassen
Seit mehr als 30 Jahren inszeniert conform erfolgreich internationale Messeauftritte und Markenwelten für renommierte Kunden. Mehr als 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Standort Halle in Westfalen arbeiten hier an 250 Projekten weltweit und werden dabei von einer umfangreichen Logistik unterstützt. Als Gründungsmitglied der FAMAB Stiftung, zum Schutz von Klima und Umwelt, ist conform in der Branche Vorreiter für viele Unternehmen. Die nachhaltige Perspektive spiegelt sich auch in der langfristig angelegten Zusammenarbeit mit den Kunden wider.
Neue Prozesse, neues Arbeiten
Die neue Arbeitssituation mit der Corona-Pandemie hat conform vor neue Herausforderungen in der internen und vor allem externen Kommunikation gestellt. Schnell wurde deutlich, dass eine Verlagerung in Richtung digitale Kommunikation stattfinden würde. Die Lösung müsste sich auch nahtlos und vor allem schnell in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen müssen. Gerade an die interne Kommunikation werden in der Krise neue Maßstäbe gesetzt: „Wir wollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht im Ungewissen lassen. Gerade in der ungewohnten Lage möchten wir besonders gut erreichbar sein.“ so Anne Kossack, Personalreferentin der conform GmbH. „Wichtige E-Mails zur aktuellen Lage helfen sehr, bringen aber nicht das gleiche Vertrauen wie eine Videokonferenz mit der Belegschaft“ so Frau Kossack weiter. Auf Seiten der Kommunikation mit Kunden und Partnern ist eine solche Lösung enorm hilfreich. Komplexe Konzepte und Planungen für eine Markenwelt können nicht umfassend in einem einfachen Telefonat transportiert werden. Zudem müssen laufende Projekte jetzt intensiv mit den Kunden und verschiedenen Teams koordiniert werden.
Mit diesen Anforderungen ist die Wahl schnell auf Microsoft Teams gefallen. Die Lösung bietet Möglichkeiten zur Organisation von Terminen, interne und externe Videokonferenzen und Aufgaben im Team können an zentraler Stelle verwaltet werden. Teams integriert sich dabei bestens in die bestehende Umgebung aus Microsoft Office und Outlook. Mit einer IT-Infrastruktur auf dem aktuellen Stand der Technik, war Microsoft Teams als Cloud-Lösung schnell eingerichtet und konnte zeitnah produktiv eingesetzt werden. Parallel zu der neuen Arbeitssituation kann kein umfangreiches IT-Projekt eingeführt werden. Durch die fachmännisch gepflegte IT-Infrastruktur bei conform, war die Installation für alle 60 Mitarbeiter innerhalb eines Vormittages erledigt.
Allein die Installation der neuen Software genügt natürlich nicht: Die neue Situation im konsequenten Homeoffice erfordert eine Anpassung und Schulung entgegen der gewohnten Arbeitsprozesse, um die Vorteile der Digitalisierung wirklich nutzen zu können. Gefragt sind hier vor allem die Mitarbeiter in einem Unternehmen, die die Prozesse mit Leben füllen. Daher ist es wichtig, dass zeitnah zur Einführung die Funktionen der neuen Kollaborationslösung mit neuen Prozessen verknüpft werden. Die digitalen Arbeitsweisen und Funktionen hat ho.Systeme praxisnah vermittelt. Die Schulung hat per Videokonferenz stattgefunden und Teams kam gleich interaktiv zum Einsatz. „Uns war wichtig, das Zusammenspiel der verschiedenen Funktionen und Programme und die Möglichkeiten mit MS Teams in den Mittelpunkt zu stellen“, betont Elby Martin. Eine solche Schulung kann man grob in zwei Hälften unterteilen: die Funktionen, Knöpfe und Schaltflächen sind schnell erklärt. Wichtiger sind die Möglichkeiten und Vorteile die entstehen, wenn man sich auf die neue Technik einlässt.
Blick in die Zukunft
Auf Basis einer guten IT-Infrastruktur konnten die Vorteile der Digitalisierung von conform optimal genutzt werden, um auch in der Corona-Zeit handlungsfähig zu bleiben. Die Anpassung der Arbeitsweise an die neue Situation wird conform noch lange begleiten und mit Nachhaltigkeit hat man bei conform Erfahrung. Für die Zukunft sieht sich conform gut aufgestellt und weiß, dass man sich auf die IT verlassen kann, wenn es drauf ankommt.