Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit Integration in Microsoft Outlook

Immer mehr Angebote, Rechnungen und andere Belege werden per E-Mail versendet. Während der klassische Brief mit einem Eingangsstempel versehen wird und in das DMS-System überführt wird, werden E-Mails nicht mit dem gleichen Stellenwert behandelt: „Notfalls liegen die Mails ja noch in meinem Postfach.“ Das genügt jedoch nicht, denn gesetzlich gefordert ist, dass Geschäftsvorfälle belegbar sind. Daher müssen die Daten unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar archiviert werden.

Der Branchenverband bitkom hat 10 Merksätze für die E-Mail-Archivierung nach GoBD zusammengefasst:

1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
4. E-Mail lediglich als Transportmittel
5. E-Mails sind zu indexieren
6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
10. Rechnungen als E-Mail sind zulässig

Viele Unternehmen betrachten die vom Gesetzgeber geforderte E-Mail-Archivierung als zusätzliche Belastung. Dabei bringt eine E-Mail-Archivierung auch handfeste Vorteile für das Unternehmen. Die stetig wachsende Datenmenge stellt immer höhere Anforderungen an IT- und Storagelösungen. Durch eine automatische Archivierung stehen alle Daten im Archiv für eine Recherche zur Verfügung und das Postfach muss nur die aktuellsten Daten vorhalten. Das spart Speicher, schafft Ordnung und verringert die Last auf dem E-Mail Server. Zusätzlich kann so auch die Sicherung des E-Mail-Servers kompakt gehalten werden, indem die E-Mail-Archivierung schon eine Datensicherung der E-Mails darstellt.

Alle Aspekte dieses Leitfadens werden mit einer einfachen E-Mail-Archivierung abgedeckt und können ganz einfach über unsere ho.Cloud E-Mail-Archivierung abgedeckt werden.