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So versenden Sie vertrauliche Dokumente und Dateien per E-Mail

 „Schicke ich Ihnen dann per E-Mail!“ – wie oft haben Sie diesen Satz schon gehört oder selbst ausgesprochen? Die E-Mail ist einfach zu bedienen und kommt schnell an, nur leider ist sie nicht das sicherste Kommunikationsmittel das wir kennen. Sämtliche Informationen einer E-Mail wandern im Klartext wie eine Postkarte über die Internetverbindungen. Dabei ist der eigentliche Text der E-Mail wahrscheinlich oft nicht der wichtigste Teil, der Anhang gestaltet sich oft interessanter. Dabei wurde bei der Erfindung der E-Mail gar nicht an große Anhänge gedacht und es gibt bessere Möglichkeiten Dateien zu versenden als per E-Mail: Dropbox, Owncloud, Teamdrive oder Bittorrent Sync um hier nur einige zu nennen. Die E-Mail ist im Geschäftsumfeld aber bei weitem noch die beliebteste Art Informationen und Dateien auszutauschen. Im Folgen möchte ich Ihnen die Alternativen vorstellen und wie Sie doch noch sicher mit der E-Mail weiter arbeiten können wie bisher.

Die Alternativen zum E-Mail Anhang im Überblick

Edward Snowden verständlich

Wem das ganze Thema „Sicherheit und Edward Snowden“ schon zum Halse raus hängt, kann und sollte(!) sich das Interview von John Oliver mit Edward Snowden ansehen. An Hand von „alltagstauglichen Themen“ werden hier die komplexeren Sachverhalte in einen verständlichen Kontext gesetzt. Bitte anschauen! (leider nur in Englisch)

Dropbox: die Mutter aller Cloud Speicherdienste

Dropbox ist sicherlich der bekannteste Anbieter wenn es um Cloudbasierte Speicherlösungen geht, musste aber nach den Veröffentlichungen von Edward Snowden erheblich Vertrauenseinbußen hinnehmen. Mit Ihren privaten Daten können Sie gerne machen was sie wollen, für Unternehmensdaten sollten Sie aber schon einen Standort in Deutschland in Betracht ziehen.

ownCloud: Die open source alternative

ownCloud ist eine Software, die sie auf Ihrem eigenen Server installieren müssen um dann im Prinzip eine eigene Dropbox zu betrieben. Nach der Einrichtung können Sie aber sicher sein, dass Ihre Daten auf Ihrem eigenen Server liegen.

Teamdrive: mehr Kontrolle über Ihre Daten

Teamdrive ist eine deutsche Entwicklung und bietet verschiedene Berechtigungen für die Dateien an. Sie betreiben dabei Ihren eigenen Server und können die Zugriffe auf die Dateien oder verschiedenen Bereiche dabei ganze einfach an Ihre Strukturen im Unternehmen anpassen: Abteilung 1 darf Dateien lesen und schreiben und Abteilung 2 aber nur lesen. Wir haben mit Teamdrive selber gute Erfahrungen gemacht und empfehlen es als verteilte Speicherlösung  für Unternehmen, Institutionen und Vereine.

Bittorrent Sync: überspringen Sie die Cloud

Bittorrent Sync hat in dieser Liste eine Sonderstellung, da es eine Dateisynchronisation über ein „Peer-to-Peer“ Netzwerk anbietet, also ohne zentralen Server auskommt. Alle oben genannten Lösungen benötigen einen zentralen Server der immer erreichbar ist und die Dateien verwaltet. Mit Bittorrent Sync werden die Dateien ohne Größenbegrenzung direkt zwischen den Geräten ausgetauscht. Das Bittorrent Protokoll wurde 2001 entwickelt und ist heute für ca. 1/3 des gesamten Datenvolumens im Internet verantwortlich. Die Stärken liegen hier in der Übermittlung von großen Dateien an viele Geräte mit gleichmäßiger Lastenverteilung. Das Protokoll wurde damals schnell von der Filesharing Szene für die illegale Verbreitung von Musik und Filmen genutzt, so dass der Name „Bittorrent“ heute immer noch einen fahlen Beigeschmack hat. Viele große Firmen verteilen aber bereits Ihre Daten per Bittorrent und auch Microsoft möchte die Updates in Windows 10 per Peer-to-Peer Technik verteilen. Nach dem Kauf von Pando Networks in 2013 ist das nur ein logischer Schritt.

E-Mail: einfach aber unsicher

Alle Lösungen haben aber gemein, dass die Empfänger der Dateien einen der Dienste nutzen müssen. Was mache ich aber, wenn ich Dateien an jemanden versenden muss, der keinen solchen Dienst nutzt oder einen anderen als ich. Dann bleibt fast doch nur wieder die alte E-Mail mit Anhang. Viele Unternehmen stehen aber regelmäßig vor der Aufgabe, Dateien und Dokumente sicher und vor allem vertraulich übermitteln zu müssen. Weil praktisch jeder eine E-Mail empfangen kann und es auch so einfach ist, werden die Informationen dann doch unsicher per E-Mail versendet und das bringt gleich mehrere Probleme mit sich:

Inhalt ist nicht verschlüsselt

Sollen Sie nicht gerade eine aufwendige E-Mail Zertifizierungs-Lösung auf beiden Seiten (also Sender und Empfänger!) implementiert haben, werden die Daten im Klartext über das Internet versendet.

Internetleitung wird verstopft

Die angehängten Daten werden MIME codiert um Kompatibilität bei zusätzlichen Zeichen wir z.B. unseren deutschen Umlauten und bei Multimedia Inhalten zu gewährleisten. Der Nachteil der MIME Codierung ist aber: die Nachrichten werden ca. 33% größer! Eine E-Mail mit 5mb Anhang an 75 Personen produziert somit 510mb Daten (5mb * 1,33 * 75), die über die DSL-Leitung gesendet werden müssen. Bei einem mittleren Upload von 1.024mbps ist Ihre Leitung eine Stunde und 6 Minuten verstopft.

Keine Empfangsbestätigung

Haben Sie die Informationen an Ihren Verteiler gesendet, wissen Sie nicht wer die Daten auch wirklich erhalten hat. Es wäre doch gut vor der nächsten Telefonkonferenz zu wissen, wer von den Teilnehmern die im Vorfeld bereitgestellten Informationen wirklich abgerufen hat.

Es muss einen Lösung her, die so einfach wie E-Mail ist.

Der Austausch von Informationen gehört mit zu den Kernprozessen eines jeden Unternehmens. Hier gibt es Informationen die jeder haben sollten, welche die die jeder wissen kann und vertrauliche Informationen, die nicht jeder kennen darf. Noch wichtiger wird es beim Austausch von vertraulichen Geschäftsunterlagen zwischen Partnern oder verschiedenen Standorten. In der Regel werden die entsprechenden Dateien per E-Mail versendet. Wenn Sie dabei mit der Gegenstelle keine aufwendige E-Mail Zertifikatslösung implementiert haben, wandern Ihre wichtigen Informationen ungeschützt über die Kupferleitungen. Wünschenswert ist hier eine Lösung, welche die Dateien verschlüsselt und sicher austauschen kann.

Im Geschäftsalltag muss es aber schnell gehen und sich in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lassen.  Wir wollen nur die Dateien bereitstellen und nicht ein eigenes Projekt starten. Zum Glück hat aber eine Firma in Süddeutschland genau ein solches Projekt mit dem Ziel gestartet, auch große Dateien einfach und verschlüsselt auszutauschen.

Auftritt Cryptshare: Integration in Microsoft Outlook

ho.Cloud Cryptshare erfüllt genau diese Anforderungen an eine sichere Lösung mit der Sie Dateien bequem und sicher austauschen können. Dabei ist der Arbeitsablauf praktisch gleich zu vorher, nur dass Sie zusätzlich noch in den Genuss der Vorteile kommen Ihre Internetanbindung zu schonen, die Dokumente sicher verschlüsselt sind und Sie zusätzliche auch noch informiert werden können, wann der Empfänger die Dateien abgerufen hat.

Dabei haben Sie die Wahl Cryptshare bei sich vor Ort zu installieren oder auf einen Installation im Rechnerzentrum der Bitel zurückzugreifen. Wir empfehlen Ihnen Cryptshare im Rechenzentrum der Bitel zu betreiben, da Sie mit einer Instanz vor Ort doch wieder Ihre DSL Leitung mit zusätzlichem Datenvolumen belasten und ggf. Ihren Geschäftsbetrieb beeinflussen.

ho.Cloud Cryptshare ist keine Einbahnstraße

Das Beste ist fast, dass Ihre Partner Ihnen über Ihr Cryptshare Portal auch auf sicherem Wege Dateien zurück senden können: dafür benötigen weder Sie noch ihr Partner irgendwelche zusätzliche Software oder Lizenzen. Was nützt Ihnen die beste Lösung zum sicheren Datenaustausch, wenn Ihre Partner diese nicht auch nutzen können und die wichtigen Dateien dann doch wieder unverschlüsselt per E-Mail versenden.

Fazit

Mit ho.Cloud Cryptshare machen Sie E-Mail wieder sicher! Verteilen Sie einfach wie vorher auch Ihre Dateien per E-Mail z.B. per Outlook und nutzen automatisch die Vorteile von Cryptshare: sicherer und verschlüsselter Austausch von Dateien, Entlastung Ihrer DSL-Leitung und Sie können nachvollziehen, wann die Datei vom Empfänger wirklich geladen wurde. Schicken Sie Ihre nächste Projektdokumentation einfach mit Cryptshare, Ihr Partner wird es Ihnen danken.

Ich schreibe hier regelmäßig über Neuigkeiten und technische Entwicklungen. Darüber hinaus betreue ich auch den Twitter-Account @hosysteme. Als der Ansprechpartner für Marketing und Webseiten beantworte ich gerne auch Ihre Fragen. Folgen Sie mit bei Twitter @elbym oder erreichen Sie mich telefonisch im Büro.