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Prozessoptimierung bei klein- und mittelständischen Produktionsbetrieben?

Wie stark habe Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimiert?

von Dipl.-Ing. Hermann Oberschelp

Täglich optimieren Unternehmenslenker der großen Konzerne Ihre Prozesse um effektiver, kostengünstiger und flexibler zu wirtschaften. Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist nach Aussage der Entscheider, das Argument für den Unternehmenserfolg die Umsetzung von gewachsenen und historischen Prozessen . Oftmals sind diese Produktions- und Abwicklungsprozesse genau angepasst auf die herzustellenden Produkte oder auf spezielle Kunden. Standardisierte ERP Softwarelösungen für Produktionsbetriebe können augenscheinlich nicht angewendet werden, da die Prozesse mit einer Vielzahl von Insellösungen realisiert werden. Bei meinen Gesprächen zum Thema Prozesse, gibt es von den verantwortlichen Entscheidern immer die Ausrede, dass Kunden gar nicht mehr ordern, ohne dass nicht alles genau so bleibt wie es aktuell ist. Weiterhin wird oft ausgeführt das der Produktionsaufwand für die Produkte mit Einführung einer standardisierten Software steigt.

So erlebe ich leider häufig keine Bereitschaft in den Unternehmen die bestehenden Prozesse zu verbessern, obwohl immer ein großes Optimierungspotential vorhanden ist und Kosten nachhaltig gesenkt werden könnten. Prozesse sind immer austauschbar und veränderbar, wenn man nur skizziert welches Ergebnis man erreichen muss und dann die optimalen Arbeitsprozesse dazu zielgerecht entwickelt. Dabei kann ein Blick auf Standardprozesse einen effektiven Weg vorgeben der zum Teil nur an kleinen Stellen ergänzt oder verändert werden muss.

Ohne gleich zu optimieren erlaube ich mir dazu im Vorfeld folgende Fragen:

  1. Unterscheiden sich Ihre Prozesse von Standards und sind diese effektiver?
  2. Warum können Sie nicht mit allgemeingültigen und standarisierten Prozessen arbeiten?
  3. Kennen sie als Unternehmenslenker oder Entscheider Ihre Kunden so genau und sind sich sicher, dass dieser Ihre Produkte bei keinem anderen Lieferanten kaufen würden?
  4. Was passiert wenn einer Ihrer Mitbewerber die Produkte 20% günstiger anbieten kann?
  5. Kann der Mitbewerber ein besseres Angebot in Preis oder Qualität liefern, hat er dann auch die gleichen Prozesse wie Sie oder hat er alles neu erdacht oder Ihre Prozesse optimiert.
  6. Besteht Ihr Kunde, unter Berücksichtigung von Kosteneinsparungen, auf die Prozesse die sie meinen zu leisten?

Eine weitere Frage im Zusammenhang mit einer Prozessoptimierung ist die, ob man ein Unternehmen mit einer branchenspezifischen Standard-Softwarelösungen ausstattet um effektive und transparente Abläufe zu installieren oder mit einer individualisierten Software-Lösung genau auf das Unternehmen, die Kunden und die Produkte angepasst arbeitet.
Sicherlich arbeitet die branchenspezifische Standardsoftware-Lösung nach allgemeingültigen Vorgehensweisen für Betriebe einer Art. Kleinere Anpassungen können bei vielen ERP-Lösungen auch für eine gewisse Individualisierung sorgen – jedoch arbeiten Sie nach anerkannten und standarisierten Vorgaben. ERP Lösungen mit integrierter Kalkulation, Disposition, Produktionsüberwachung und Nachkalkulation bieten da alle Möglichkeiten.

Während meiner Laufbahn in der IT Branche habe ich schon einige Epochen miterlebt. Zuerst mussten Unternehmer von dem Sinn und Zweck der IT überzeugt werden. Elektronisch erstellte Belege konnten gespeichert und einfach archiviert werden. Die nächste Stufe waren einfache Warenwirtschaftsprogramme die durch den Einsatz von Datenbanken Belege noch einfacher erstellen konnten, da man z.B. auf Stammdaten für Adressen und Artikel zugreifen konnte. Eine Einführung einer neuen Epoche war immer mit großer Überzeugungsarbeit verbunden.

Die nächste Evolutionsstufe, die aktuell noch viele kleine- und mittelständischen Produktionsunternehmen erklimmen müssen, ist Software die zusätzlich die Produktion integriert. Dabei fängt die Produktion schon ganz am Anfang bei der speziellen Kalkulation an, geht weiter über die Arbeitsvorbereitung, Produktionsplanung, Disposition und Steuerung der Produktion bis hin zur Nachkalkulation. Ganz leicht integrieren lässt sich bei diesen Prozessen eine Dokumentenablage, die das Gesamtpaket abrundet und für weitere Verschlankung und Vereinfachung in der täglichen Arbeit bei den Mitarbeitern sorgt.

Um nochmal auf meine Fragen zu kommen: wenn Sie einmal überlegen besteht dann vielleicht auch in Ihrem Unternehmen, so wie in vielen anderen klein- und mittelständischen Firmen, ein akuter Handlungsbedarf? Durch den ständigen Leistungs- und Preisdruck sollten Sie über die Anschaffung von spezieller Software nachdenken. Durch Investitionen in die richtige ERP-Software können langfristig deutlich Kosten gesenkt werden. Schneiden Sie alte Zöpfe zu Gunsten von massiven Kosteneinsparungen und optimierten Arbeitsabläufen einfach mal ab oder stellen Sie diese zumindestens einmal ernsthaft in Frage. Verbesserungen in Ihren Abläufen, Geschwindigkeit, Kostenreduzierung und Transparenz sind Themen die auch Ihre Kunden begeistern werden. Durch eine neue Software erhalten Sie ungeahnte Handlungsspielräume für neue Prozesse, die Sie gemeinsam mit Ihren Kunden diskutieren und erarbeiten können.

Am Markt gibt es zahlreiche Softwarelösungen für Produktionsbetriebe die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Bei der Auswahl spielen Kriterien wie z.B. Ihre Betriebsgröße, Ihr Budget, eine gewisse Anpassungsfähigkeit der Softwarelösung und Ihre Anforderungen sowie Ihr Wachstumspotential, welches die Software unterstützen und mitmachen sollte, eine Rolle.

Daneben ist die Sympathie und die Kompetenz zu Ihrem Softwarehaus ein entscheidender Punkt! Wichtig ist, dass Sie sich gut aufgehoben fühlen. Das fängt bei der Präsentation und Beratung an und setzt sich bei der Integration und der Produktiveinführung fort. Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrem Softwarelieferanten auf Augenhöhe arbeiten und immer der Wille besteht das optimale aus Ihren Prozessen rauszuholen. Immerhin sollten Sie für mindestens 10 Jahren mit Ihrem Softwarehaus zusammenarbeiten und da ist eine gute partnerschaftlich unbezahlbar.

Alles in allem kann ich nur jedem klein- und mittelständischen Produktionsunternehmen die Empfehlung geben in eine ERP-Lösung zu investieren. Durch den Einsatz der richtigen Softwarelösung bekommen Sie große Unterstützung darin Ihre Prozesse langfristig zu optimieren und eine hohe Transparenz und Aussagefähigkeit zu erreichen. Seien Sie bereit dafür Ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen und zu verändern. Für Ihr Geschäft bedeuten solche positiven Veränderungen eine weiterhin stabile Kundenbeziehung mit dem richtigen Preis-/Leistungsverhältnis Ihrer Produkte und Dienstleistungen und die Möglichkeit weitere Kunden zu gewinnen.

Nach Abschluss von zwei technischen Ausbildungen zum Werkzeugmechaniker und zum Energieelektroniker hat Hermann Oberschelp Elektrotechnik an der FH Bielefeld studiert. Während in den Gründungsjahren viele technische Arbeiten Vor-Ort bei den Kunden von Hermann Oberschelp erledigt wurden, sind die aktuellen Schwerpunkte Beratung und Planung von Projekten im IT- und Telekommunikationsbereich als auch von Multifunktionsgeräte-Landschaften und bei Octoflex-Software-Projekten.