Ein digitales Dokumenten-Management bringt vielseitige Vorteile mit und gilt als erster Schritt hin zu einer erfolgreichen Digitalisierung. Die Erwartungen an ein DMS sind oft eine deutlich verbesserte Arbeitseffizienz und sinkende Prozesskosten. Einer reibungslosen Einführung steht oft eine Mischung aus falschen Erwartungen und schlechten Projektansätzen gegenüber. Das Gute ist: viele bekannte Fehler bei einem DMS-Projekt lassen sich bereits bei Beginn der Einführung vermeiden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden
Ein Dokumenten-Management-System bildet die Prozesse in Ihrem Unternehmen digital ab. Hier ist es wichtig, die daran beteiligten Personen von Anfang an in den Einführungsprozess zu integrieren. Ein DMS lässt sich nicht als eine Standardanwendung, wie z.B. Microsoft Office ausrollen. Betrachten Sie das DMS nicht als eine weitere Anwendung, sondern als Plattform, die Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten bereitstellt, mit der Anwendungen erstellt werden können. Beteiligen Sie dafür wichtige Personen auch schon vor der Projektphase. Dies fördert die Akzeptanz der Lösung und sorgt für eine erfolgreiche Einführung.
Alle Funktionen eines DMS nutzen wollen
Planen Sie die Einführung des DMS nicht zu komplex. Die Möglichkeiten, die ein Dokumenten-Management-System bietet, sind sehr umfassend und komplex. Ihr Ziel sollte nicht sein, alle angebotenen Features und Funktionen Rund um die Dokumententypen und Metadaten zu nutzen. Ihre Mitarbeiter wollen ihre Arbeitsabläufe mit einem DMS vereinfachen und haben kein Interesse an Metadaten und Workflow-Tasks. Konzentrieren Sie sich in der Anfangsphase auf die wichtigen Prozesse und digitalisieren diese einen nach dem anderen.
Unklare Anforderungen
Klar definierte Anforderung sind wichtig, denn der Erfolg eines Projektes wird an den erwarteten Ergebnissen gemessen. Häufig lesen sich die Anforderungen an ein DMS nur wie folgt: „Wir brauchen ein durchsuchbares digitales Archiv.“ Dies ist zwar möglich, fällt aber weit hinter die Möglichkeiten einer DMS-Lösung zurück. Ein digitales Archiv ist für die Vorgaben des GoBD sehr wichtig, bildet aber noch keinen einzigen Workflow ab.
Grundsätzlich ist es ein gutes Ziel, alle Dateien und Dokumente in einem DMS abzulegen. Gerade bei der Einführung eines DMS sollten Sie jedoch in kleinen Schritten vorgehen und die einzelnen Prozesse nacheinander abbilden.
Machen Sie sich mit den Projektverantwortlichen im Vorfeld Gedanken, was benötigt wird und welche Prozesse zuerst umgesetzt werden sollen. Berücksichtigen Sie wichtige Teilschritte als Meilensteine in der Planung und minimieren Sie so die Fehleranfälligkeit und vor allem die eingesetzten Ressourcen.
Projektverantwortliche ohne IT-Affinität
Bei der Wahl der Projektverantwortlichen ist es von Vorteil, wenn diese eine gewisse IT-Affinität mitbringen. Das heißt nicht, dass die Verantwortlichen aus der IT-Abteilung kommen müssen. Es gibt auch Kolleginnen und Kollegen in anderen Abteilungen, die eine Affinität zu IT-Prozessen und ähnliche Denkweisen mitbringen. Berücksichtigen Sie das bei der Wahl der Projektverantwortlichen und legen Sie abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten fest, dass sich ein Team um die Einführung des DMS kümmern kann.
Fehlendes Konzept für die Datenmigration
Meist fällt kurz vor der Implementierung auf, dass die Daten in das neue DMS noch importiert werden müssen, bevor dieses produktiv genutzt werden kann. Wie bei jedem Umzug gibt es auch hier die Chance, sich von Altlasten zu befreien. Die Aufbewahrungsfristen sind hier ein guter Anhaltspunkt, welche Dokumente am Umzug teilnehmen sollten. Die Migration der bestehenden Daten sollte auf jeden Fall Bestandteil der Planung sein.