Immer mehr Geschäftsprozesse können und werden digital abgebildet. Seit dem Steuervereinfachungsgesetzt vom 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen auch ohne digitale Signatur per E-Mail versendet werden. Wir sind selbst gerade dabei unsere Prozesse zu vereinfachen und bieten unsere Rechnungen auch per E-Mail an. Dabei wird schnell vergessen, dass es sich bei solchen E-Mails auch um Geschäftskorrespondenz handelt und hier die gleichen Vorschriften wir bei herkömmlichen Geschäftsbriefen gelten.
Dabei reicht es leider nicht aus die elektronische Geschäftskorrespondenz einfach 6 Jahre oder mehr im Posteinfach zu belassen. Ohne eine richtige E-Mail Archivierung können Sie heute den geltenden gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht werden. Wir fassen das Wichtigste für Sie zusammen:
Was muss archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
- Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. In der Praxis kann man in Anbetracht der Flut von E-Mail nicht jede E-Mail einzeln kategorisieren und geht dazu über, sämtliche eingehende und ausgehende E-Mails zu archivieren.
Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang
Die automatische Sicherung aller E-Mails direkt am Microsoft Exchange Server bietet gleich mehrere Vorteile: Sie schaffen maximale Rechtssicherheit und eine Manipulation durch Mitarbeiter ist ausgeschlossen, da archivierte E-Mails nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Zusätzliche sind sie gezwungen sich um einen weiteren Punkt Gedanken zu machen: ist die private Nutzung von E-Mails im Unternehmen erlaubt oder nicht?
Archivierung für den Datenschutz unbedenklich
Ist in ihrem Unternehmen die private Nutzung von E-Mails erlaubt können Sie nicht alle eingehenden und ausgehenden E-Mails archivieren, da es hier sonst zu Konflikten mit dem Datenschutz kommt. Wahrscheinlich habe Sie sich bisher zu diesem Thema noch keine Gedanken gemacht oder es gar schriftlich festgehalten. Die Lösung ist aber sehr einfach: informieren Sie einfach Ihre Mitarbeiter darüber, dass die private Nutzung von E-Mail nicht gestattet ist und Sie können bedenkenlos und unkompliziert alle E-Mails rechtskonform archivieren.