Microsoft bringt in regelmäßigen Abständen eine neue Version seines Office Paketes auf den Markt. Nach 26 Jahren bringt das Büropaket Office 2016 immer noch neue Funktionen mit, legt seinen Fokus aber auf eine erleichterte Bedienung. Dieser Trend zur Verbesserung der Bedienung lässt sich glücklicher Weise schon seit Office 2007 feststellen und auch in der aktuellen Version macht Microsoft einiges einfacher für seine Nutzer.
Pro Tipp:
Wussten Sie, dass Sie jede Funktion aus den Ribbons als Schnellauswahl speichern können? Dazu einfach einen rechten Mausklick auf die gewünschte Funktion, „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ wählen und schon kann die Funktion mit einem Klick gewählt werden.
Deutlich sichtbar hat dieser Trend mit der Einführung des sog. Ribbon-Menüs in Office 2007 begonnen und hat die Software in der Bedienung einfacher gemacht. Ähnlich wie mit der Einführung des neuen Startmenüs in Windows 8 hat der Softwarehersteller aus Redmond damit einen empfindlichen Punkt bei den jahrelangen Nutzern von Word, Excel und Co. getroffen: viele Anwender haben sich die Stellen, an denen ihre beliebten Funktionen in den Menütiefen versteckt waren, mühsam einprägen müssen und jetzt galt es sich an eine neue Oberfläche zu gewöhnen. Die Aufregung über die neuen Ribbon-Menüs kann ich verstehen, muss mich an dieser Stelle aber auch als deutlicher Anhänger der neuen Menüs zu erkennen geben. Die hilfreichsten Knöpfe und Funktionen sind alle schnell und einfach über die Ribbons erreichbar und da die meisten Menschen nie alle der unzähligen Funktionen der Office Suite nutzen werden, stellen diese eine hilfreiche Verbesserung für alle diejenigen dar, die mit Office einfach nur Ihre Aufgaben erledigen wollen.
Die Neuerungen in Office 2016 gehen auch ganz entschieden in die Richtung, die Bedienung der Software deutlich zu vereinfachen und die Nutzer in den häufig wiederkehrenden Aufgaben zu unterstützen. Einige der neuen Funktionen möchte ich Ihnen hier kurz vorstellen. Eine komplette Übersicht hat Microsoft selbst in einem Blog-Eintrag zusammengefasst.
Word, Excel und PowerPoint: Vereinfachte Freigabe
Sie können Ihre Dokumente aus Excel, Word und PowerPoint jetzt noch einfacher mit Ihren Kollegen teilen. Lassen Sie den Kollegen Max nur das Word-Dokument lesen und laden Sie Ihre Kollegin Maya ein, das Dokument zu bearbeiten. Kein hin- und hersenden von verschiedenen Versionen per E-Mail oder USB Stick. Einfach die gewünschten Personen direkt aus dem Programm heraus einladen und los geht’s. Dabei können Sie sogar in Echtzeit sehen, an welcher Stelle die anderen gerade arbeiten. Wie das genau geht, hat Microsoft in ein einem übersichtlichen Artikel zusammen gefasst.
Outlook: Moderne Datei-Anhänge in Outlook 2016
Sie können jetzt noch einfacher ein Dokument per E-Mail versenden. Outlook bietet Ihnen jetzt Ihre zuletzt verwendeten Dokumente noch einfacher als Option an: wählen Sie einfach aus einer Liste das gewünschte Dokument aus und schon ist es als Anhang an die E-Mail angefügt. In den meisten Fällen finden Sie so das gewünschte Dokument am einfachsten.
Darüber hinaus bietet Outlook 2016 jetzt auch eine Hilfefunktion an, die unwichtige E-Mails in einen eigenen Ordner sortiert. So können Sie sich auf die wichtigen Nachrichten konzentrieren und werden nicht abgelenkt. Damit nichts in Vergessenheit gerät, erhalten Sie eine tägliche Zusammenfassung der „unwichtigen“ E-Mails und übersehen so trotzdem nichts.
Excel: Neue Diagramme, Prognosen und Business Intelligence Funktionen mit verbesserten Pivot-Tabellen
Die neueste Version von Excel bietet jetzt 5 weitere Diagrammtypen an, mit denen Sie Ihre Daten visualisieren können. Interessanter ist hier wahrscheinlich die Erweiterung der Funktion PROGNOSE. Mit „PROGNOSE.ETS()“ können Sie jetzt auf der Grundlage der exponentiellen Glättung eine kurzfristige Prognose aus Ihren Daten in zeitlicher Reihenfolge generieren.
Die Pivot-Tabellen hat Microsoft um einige Möglichkeiten erweitert, die bereits aus anderen Business Intelligence Software Lösungen bekannt sind. Hilfreiche Funktionen, wie eine automatische Gruppierung von zeitlichen Werten in Quartale sowie Monate oder eine Schaltfläche zur Drilldown-Navigation, sollen Ihnen helfen, die Übersicht auch bei komplexen Pivot-Tabellen zu behalten. Diese Anleihen aus der Welt der Business Intelligence Software sind sicher an der einen oder anderen Stelle eine nette Dreingabe, können meiner Meinung nach aber nicht den Funktionsumfang einer Business Intelligence Software wie Qlik Sense ersetzen. Die Pivot-Tabelle in Excel fühlt sich immer noch sehr träge an und die Auswertung auf bestimmte Teilmengen zu begrenzen, ist auch schon komfortabler umgesetzt worden. Der Vorteil von ausgewachsenen Business Intelligence Programmen wie Qlik Sense liegt eindeutig in der einfachen interaktiven Visualisierung unterschiedlicher Datenquellen zur Gewinnung von neuen Einsichten, die bisher in Ihren Daten verborgen lagen. Gerne zeigen wir Ihnen, wer Sie mit Business Intelligence Software eine neue Sicht auf Ihr Unternehmen gewinnen können. Sprechen Sie Jörg Herbold oder mich an und wir helfen Ihnen das versteckte Potential in Ihren Daten zu entdecken.