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Einführung eines DMS: Dokumentenprozesse schmaler gestalten und schneller archivieren

ho.Systeme hat sich selbst an die Herausforderung gewagt

Bestehende Arbeitsprozesse digital abbilden, Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinfachen, Daten & Dokumenten strukturieren und eine Basis für zukünftiges Wachstum legen: das sind Ziele, die wir uns bei der Einführung des neuen Dokumentenmanagementsystems gesetzt haben.

Mit der bisher eingesetzten Lösung haben wir immer wieder die Grenzen des Systems erreicht. Die Funktionen der Software reichten nicht über die eines digitalen Archives hinaus. Über die Volltextsuche ließen sich alle Dokumente im System finden, aber die anschließenden Prozesse mussten manuell gestartet werden.

Nicht selten sind bei uns auch noch Dokumente ausgedruckt worden, um diese abzuzeichnen oder freizugeben. Der gesamte Dokumentenprozess von z.B. Freigaben von Eingangsrechnungen und Prüfung von Belegen erstreckte sich so über einen zu langen Zeitraum. Die Fehlerquote war höher, so wurden z.B. letzte Änderungen der Belege auf dem analogen Ausdruck manchmal nicht berücksichtigt und mussten nochmal ausgedruckt werden.

Das Ziel war, die bestehenden Prozesse digital abzubilden. Im Projektteam wurden die Arbeitsabläufe neu gedacht und vereinfacht. In enger Abstimmung mit den Abteilungen konnten so die Prozesse stark vereinfacht und später auch so weit wie möglich automatisiert werden.

Die gesamte Migration der Daten dauerte ca. zwei Wochen. Dabei ist aufgefallen, dass ein erheblicher Anteil der digitalen Dokumente für die Volltextsuche nicht zugänglich war. So mussten von unserem DMS-Profi Mathias Eberle nachträglich über 44.000 Dokumente und Dateien per OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung) für das neue DMS durchsuchbar gemacht werden. Teilweise mussten die Daten aufgrund defekter OCR-Erkennung des alten Systems händisch kontrolliert und „nachgescannt“ werden, damit sie fehlerfrei abgelegt werden konnten.

Das neue DMS, basierend auf Therefore, bringt uns eine Verbesserung, die den Arbeitsalltag erleichtert und keine unnötigen Papierausdrucke mehr verlangt. Hier sehen wir auch wieder den umwelttechnischen Aspekt: Ressourcen sparen!

Durch das gründliche Vorbereiten der Daten, konnten diese innerhalb von zwei Stunden in das neue Dokumentenmanagementsystem übernommen werden, da Therefore sehr schnell mit neuen Daten umgehen kann und die Landschaft sehr performant ist.

Nach Eingabe eines Suchbegriffs oder auch eines Teils des Begriffs, werden die Ergebnisse nach der Häufigkeit des Vorkommens bewertet und die Dokumente mit den meisten Treffern werden nach oben gestellt. Das beschleunigt das Suchen nach dem richtigen Dokument enorm. Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Vertrieb erweist sich als unkomplizierter und weitaus transparenter als zuvor. Neue Dokumente können per Hand oder ganz bequem via E-Mail an das Archiv von Therefore zur Ablage gesendet werden.

Nach dem finalen Test mit allen Verantwortlichen, konnte das neue Programm endlich für die gesamte Firma aktiviert werden. Für die gesamte Belegschaft gab es eine ausführliche Präsentation von Mathias Eberle zur Handhabung der Software, in der jeder Mitarbeiter auch nochmal seine persönlichen Fragen dazu stellen konnte.

Die Umstellung der DMS-Software war bei ho.Systeme etwas aufwendiger, da wir nach knapp 20 Jahren Firmenexistenz von einem großen Kundenstamm reden und so eine große Menge an Belegen und Dokumenten existiert, die erfasst werden mussten. Die Dauer und Komplexität für solch einen Softwarewechsel richtet sich nach Größe und Umfang der Daten die indexiert werden müssen und natürlich nach den Anforderungen des Unternehmens an den Dokumentenprozess.

Kleineren Betrieben, die vielleicht nicht so viele Kundendaten und weniger Mitarbeiter haben wird geraten, ein neues DMS als Cloud-Lösung zu installieren. Bei Großkunden empfehlen wir die On Premise (also die Vor-Ort) Installation auf dem eigenen Server, das bietet sich auf Grund der Performance und der vorhandenen Hardware an.

Jetzt, nach drei Monaten in Nutzung, können alle Mitarbeiter von ho.Systeme nur begeistert auf die Umstellung blicken: zähe Suchvorgänge und hoher Papierverbrauch durch manuelle Freigabeprozesse gehören der Vergangenheit an. Wir können sagen, die Effizienz in diesem Ablauf ist enorm gestiegen, bringt merkbare Zeitvorteile und eine transparentere Zusammenarbeit mit sich.

Bild des Benutzers Sara Fogarizzu

Als gelernte Mediengestalterin für Digital- und Printmedien ergänzt Sara Fogarizzu seit Anfang 2014 unser junges Team mit guten Ideen und ehrgeizigen Zielen. Mit ihrem Organisationstalent aus der Erfahrung im Verlagswesen, steuert sie einen wichtigen Teil zur Teamarbeit bei.