Die wachsende Anzahl von Daten und Dokumenten stellt uns vor die Herausforderung die Prozesse so zu gestalten, dass organisatorische Anforderungen und rechtliche Vorgaben eingehalten werden. In einem digitalen Dokumentenprozess müssen keine Kopien angefertigt werden und eine Unterlage kann auch nicht verloren gehen. Anstatt zu fragen, wo das benötigte Dokument gerade ist oder wie viele Kopien angefertigt werden müssen, fragen Sie sich lieber: "Warum bilden wir diese Prozesse nicht digital ab und nutzen die bestehende Infrastruktur zu unserem Vorteil?"
Gerade bei Abläufen mit mehreren Beteiligten, die nacheinander oder parallel Dokumente bearbeiten müssen, kann es zu Engpässen kommen. Eine Digitalisierung der Prozesse bringt eine erhebliche Vereinfachung der Abläufe und mit einer Volltextsuche finden Sie auf Tastendruck das gesuchte Dokument. Mit einer Dokumenten Management Lösung (DMS) können Sie z.B. Ihre Durchlaufzeiten bei der Prüfung der Eingangsrechnung deutlich verkürzen und Skonto-Vereinbarungen einfacher einhalten. Beim nächsten Lieferantengespräch kann sich so eine ganz neue Ausgangslage ergeben.
Eine Dokumenten Management Lösung kann Ihre internen Prozesse digital abbilden und schafft eine transparente Lösung, die Ihre Arbeitsabläufe weitestgehend automatisieren kann. Die Eingangsrechnungen und Lieferscheine könnten an dem Abteilungskopierer (link: MFP) Stapelweise eingescannt und von der Software automatisch erkannt werden. Anschließend werden die passenden Abläufe automatisch angestoßen: eine digitale Kopie geht in die Fachabteilung und eine in die Rechnungsabteilung.
Erst wenn beide Abteilungen Ihren virtuellen Stempel auf dem Dokument hinterlegt haben, geht das Dokument weiter in die Buchhaltung. So wird sichergestellt, dass jedes Dokument die gewünschten Abschnitte durchlaufen hat und alle Maßnahmen zur Qualitätssicherung eingehalten werden. Gleichzeitig ist eine DMS-Lösung auch Ihr rechtskonformes digitales Archiv.
Die neuen Regelungen und Vorschriften in der GOBD (link: GOBD) erlauben ausdrücklich den vollständigen Verzicht auf analoges Papier. Ihr Dokumenten-Archiv ist nicht länger eine mehrere-hundert-Kilo-schwere Ansammlung von Papier, welche für den Gesetzgeber vorgehalten werden muss. Über eine Volltextsuche können Sie mit einem Mausklick alle passenden Dokumente im Archiv finden.
